Чем отличается докладная от служебной записки

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Чем отличается докладная от служебной записки

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Образец служебной записки о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Образец: об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

об отзыве из отпуска

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления

Чем отличается докладная от служебной записки

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

  • от работника к руководителю подразделения;
  • от руководителя подразделения к руководителю организации;
  • от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Здесь представлены образцы оформления деловых записок.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

  • автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
  • адресат (кому направляется документ);
  • название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
  • дату составления и номер регистрации;
  • заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
  • текст;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4.

Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, – это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания.

Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии.

Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий.

В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

  • первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • второй раздел – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, – это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете – документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

  • основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
  • подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-2.html

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Чем отличается докладная от служебной записки

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

  • опоздание без уважительной причины;
  • преждевременный уход с работы;
  • прогул;
  • появление в нетрезвом виде;
  • некорректное выполнение своих обязанностей;
  • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
  • некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

  1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
  2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

  1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
  2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
  3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
  4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
  5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
  6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
  7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

  • генерального директора;
  • его заместителя;
  • начальника филиала;
  • бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности.

То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя.

На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

  1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
  2. Составляется текст записки.
  3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
  4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
  5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

  1. Письменное замечание.
  2. Составление выговора.
  3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

  1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
  2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
  3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
  4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

  1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
  2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
  3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
  4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
  5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/disciplinarnoe-vzyskanie-za-neispolnenie-dolzhnostnyx-obyazannostej/

Составление и оформление докладной записки

Чем отличается докладная от служебной записки

В предыдущей статье () мы рассмотрели правила составления справок. Документом, близким к справке по содержанию и назначению, является докладная записка.

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Как видно из определения, докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись.

Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 5 (16), май 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Статьи в рубрике

В компании планируется ввести дресс-код. Что нужно знать? [№ 10 (189), октябрь 2016]

Социально-психологический климат как эффективный и бесплатный способ нематериальной мотивации [№ 7 (186), июль 2016]

Актуальные вопросы применения аутплейсмента в организации [№ 4 (183), апрель 2016]

Организация питания работников [№ 7 (174), июль 2015]

Кадровая оптимизация при сокращении расходов в организации [№ 4 (171), апрель 2015]

Дресс-код как визуальная составляющая корпоративной культуры [№ 12 (167), декабрь 2014]

Нормативная численность работников кадровой службы предприятия [№ 12 (143), декабрь 2012]

Текучесть кадров организации: проблемы и решения [№ 10 (141), октябрь 2012]

Возможные пути разрешения конфликта. [№ 6 (41), июнь 2004]

Управление процессом адаптации новых сотрудников [№ 9 (32), сентябрь 2003]

Кому? За что? Сколько? [№ 5 (28), май 2003]

Аутсорсинг: практика решения проблем [№ 3 (26), март 2003]

Во что играют на предприятиях? [№ 2 (25), февраль 2003]

Внутренний PR — игра или необходимость? [№ 1 (24), январь 2003]

Коучинг: новые горизонты менеджмента [№ 10 (21), октябрь 2002]

Необходимо уметь не только защищаться от принуждения к интимным отношениям, но и не давать кому бы то ни было повода для измышлений на подобную тему. [№ 9 (20), сентябрь 2002]

Отбор после подбора. Секреты адаптации [№ 8 (19), август 2002]

Скрытое управление и манипулирование в системе «руководитель — подчиненные» [№ 6 (17), июнь 2002]

Мотивировать — не только платить [№ 5 (16), май 2002]

Нетрадиционные методы в обучении персонала организаций [№ 4 (15), апрель 2002]

Прежде чем обучать персонал, научите его учиться [№ 3 (14), март 2002]

Психологическое тестирование: «за» и «против» [№ 2 (12), февраль 2002]

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ [№ 11 (9), ноябрь 2001]

Управленческое консультирование:мифы и реальность [№ 6 (4), июнь 2001]

« Первая ← Пред.1След. → Последняя (1) »

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2002/5/296/

Докладные и служебные записки

Чем отличается докладная от служебной записки

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

�з определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу.

Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего.

Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАП�СКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАП�СКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2003/1498/

Служебная, докладная и объяснительная записка — образец

Чем отличается докладная от служебной записки

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
  • Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
  • Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

  • название учреждения;
  • дата;
  • индекс;
  • адрес оформления;
  • данные адресата;
  • заголовок к теме докладной;
  • изложенный текст;
  • подпись руководящего лица;
  • ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование записки;
  • дата и регистрационный номер;
  • заголовок;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

  • для запроса сведений;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления — просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

Источник: https://ktovdele.ru/sluzhebnyie-zapiski.html

Адвокат Соколов
Добавить комментарий