Дата и подпись с какой стороны

Составление и оформление документов

Дата и подпись с какой стороны

12.01.11

Начало читай тут

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4ДСТУ 2732).

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.

Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):

— наименование организации (07)*;

* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).

— название вида документа,кроме писем(10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23).

В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01)размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).

Код организации (04) по ЕГРПОУпроставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).

Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.

Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.

Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).

Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.

Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают.

Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.

* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.

2.2. Датирование документа

На служебных документах обязательно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.

Например: 05.02.2010

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Например: 2010.02.05

Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.

Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ.

Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п.

основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

2.3. Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Пример: Директору Николаевскогосудостроительного заводаПетрову И. И.

Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Пример: Государственный комитет архивов УкраиныОтдел формирования Национальногоархивного фонда и делопроизводстваВедущему специалистуНиколаенко П. Ф.

Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:

— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;

— наименование населенного пункта, района, области;

— почтовый индекс;

— страна назначения.

Пример: ООО «Альянс»ул. Академика Павлова, 162, к. 14,г. Харьков, 61144, Украина

При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.

2.4. Резолюция на документе

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.

Пример: Иванову И. И. Прошу подготовить предложения до 16.03.2010 Смирнов

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/4320/

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Дата и подпись с какой стороны

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.

Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.

Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

  • приказами;
  • положениями;
  • инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

https://www.youtube.com/watch?v=UeYojVP_eao

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.

При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы.

От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы.

Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию.

Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно.

Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным.

Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа.

Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах.

Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально.

Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке.

С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде.

Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/rekvizit-podpis

Первичные документы: проверяем правильность оформления

Дата и подпись с какой стороны

Завершаем бухгалтерский год

В конце года необходимо проверить первичку на наличие и правильность составления. В консультации расскажем, на что следует обратить внимание при такой проверке, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Что нужно знать о первичном документе

В соответствии со ст. 1 Закона № 996 первичным является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции.

Положение № 88 определяет первичный документ как документ, созданный в письменной или электронной форме, содержащий сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1).

Первичные документы являются основанием для отражения хозопераций в бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 9 Закона № 996).

Согласно п. 2.7 Положения № 88 первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. В то же время предприятие может самостоятельно изготовить бланки, но они должны содержать обязательные реквизиты, определенные Законом № 996 и Положением № 88.

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.3 Положения № 88). Согласно ст. 7 Закона № 851 оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью автора.

Каким должен быть язык первичного документа

В п. 1.3 Положения № 88 сказано, что первичные документы должны составляться на украинском языке. Если документы составлены на иностранном языке (например, контрагент – нерезидент), тогда они должны иметь аутентичный перевод на украинский язык (п. 1.3 Положения № 88).

Каковы обязательные реквизиты первичного документа

К обязательным относятся следующие реквизиты первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона № 996):

  • название документа (формы);
  • дата составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозоперации;
  • единица измерения хозоперации;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозоперации и правильность ее оформления;
  • личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в хозоперации. На документах, составленных в электронной форме, проставляется электронная подпись лица.

Напоминаем, что на сегодня печать не является обязательным реквизитом.

Первичный документ может также содержать дополнительные реквизиты, например идентификационный код (код ЕГРПОУ) предприятия; номер документа; основание для осуществления операции; данные о документе, удостоверяющем личность получателя, и др. (п. 2.4 Положения № 88).

В каких случаях допускается подписание первичного документа с помощью факсимиле?

Первичный документ может быть заверен с помощью факсимиле в порядке, предусмотренном законодательством (п. 2.5 Положения № 88).

ГК (ч. 3 ст.

207) разрешает использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического, электронного или иного копирования, электронной подписи, в частности, по письменному соглашению сторон, в котором имеются образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. То есть сторонам договора нужно заключить письменное соглашение, указав в нем, что первичные документы по их совместной хозяйственной операции будут подписываться с использованием факсимиле. Такое соглашение должно быть скреплено «живыми» подписями.

Таким образом, первичные документы могут заверяться факсимиле, кроме случаев, когда по законодательству для оформления документа требуется собственноручная подпись. Так, на кассовых документах нельзя использовать факсимиле.

Как внести исправления в первичный документ

Записи в первичных документах допустимы только чернилами темного цвета, шариковой ручкой, на принтере или другими средствами, обеспечивающими их сохранность в течение установленного срока хранения документов (п. 2.10 Положения № 88).

Свободные строки в первичных документах (если документ заполняется на бумажном бланке, в котором предусмотрено несколько пустых строк для записей) должны быть прочеркнуты (п. 2.11 Положения № 88).

Если в документах, созданных ручным способом, выявлены ошибки, их исправляют корректурным способом.

То есть неправильный текст или цифры зачеркиваются одной чертой так, чтобы их можно было прочитать, над ними пишутся правильные данные, слово «исправлено» и ставятся дата и подпись должностного лица (лиц), подписавшего документ (п. 4.2, 4.4 Положения № 88).

При этом под документом, созданным ручным способом, следует понимать не только документ, заполненный вручную, но и документ, отпечатанный на принтере, на котором стоят «живые» (а не электронные) подписи.

Как быть при утере первичного документа

Рассмотрим порядок действий в случае выявления утраты или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов.

Шаг 1. Руководитель предприятия своим приказом назначает комиссию по расследованию происшествия (устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения).

Шаг 2. Руководитель уведомляет о происшествии правоохранительные органы. Для этого он подает заявление в письменном виде о совершении уголовного правонарушения в отношении предприятия (кража имущества, в т. ч. документов, умышленная порча документов и т. п.) с указанием всех обстоятельств дела.

Шаг 3. В орган ГФС по основному месту учета направляется письменное уведомление о происшествии.

Это надо сделать в течение 5 дней с момента выявления факта утраты (потери, повреждения, досрочного уничтожения) документов (п. 44.5 НК).

А восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГФС об утрате документов.

Шаг 4. Результаты работы комиссии оформляются актом, составленным в произвольной форме с описанием всех действий, предпринятых для расследования причин утраты документов. Акт утверждается руководителем предприятия.

Шаг 5. Копия акта направляется в орган ГФС в 10-дневный срок с момента составления акта.

Выводы

Первичным является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции. Он может быть составлен в бумажной или электронной форме. Если по законодательству для оформления определенного вида документов требуется собственноручная подпись, то факсимиле на таких документах проставлять нельзя.

Первичные документы служат основанием для отражения хозопераций в бухгалтерском учете.

Выявленные в документах ошибки исправляются корректурным способом.

В случае утраты или уничтожения первичные документы необходимо восстановить в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГФС об их утрате.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-pervichnye-dokumenty-proveryaem-pravilnost-oformleniya

Расписка: официальный документ или туалетная бумага

Дата и подпись с какой стороны

Разберемся, является расписка официальным документом в суде. И можно ли использовать расписку как доказательство.

На днях мне позвонил далекий знакомый с просьбой занять деньги под расписку, чтобы купить iPhone 7 Plus в подарок своей девушке. Отказал. А после обратился к юристу, чтобы разобраться в вопросе ценности таких бумажек как юридических документов.

Тоже интересно: Фишка метро Москвы: как понять, в какую сторону ты едешь

Собрал для наших читателей полученные данные в статью. В жизни пригодится.

Обратите внимание! Представленная информация справедлива для России. Ситуацию в вашей стране обсуждаете с местным юристом.

Что собой представляет расписка

Расписка — рукописный документ, который фиксирует взаимоотношения двух или большего числа лиц в той или иной сфере. Чаще всего она оказывается подтверждением займа денежных средств, передачи документов во временное пользование и так далее.

По назначению расписки делят на несколько основных видов:

  • Расписка на алименты, которые полагаются одному из родителей, проживающих с ребенком до совершеннолетия
  • Расписка об отсутствии претензий, которая подтверждает этот факт при нанесению урона здоровью, имуществу и так далее
  • Расписка на получение документов или ценных бумаг, которая закрепляет необходимость вернуть их в указанное время
  • Долговая расписка, подтверждающая факт передачи конкретной суммы денег и необходимости вернуть их в обозначенное время — самый популярный вид

Расписка составляется в одном экземпляре и остается у той стороны, которой должны отдать деньги, документы и так далее.

Как правильно составить расписку

Чтобы расписка стала юридическим документом и не превратилась в заменитель для туалетной бумаги, ее нужно правильно оформить.

Пример расписки. Кликабельно.

Обратите внимание на 10 базовых нюансов расписки:

  1. Расписку пишут от руки (не печатают)
  2. Посередине должно стоять название документа — «Расписка»
  3. Слева ниже названия располагается название города («г.

    Москва»)

  4. Справа напротив города ставится дата полностью («20 марта 2010 года»)
  5. Фамилия, имя и отчество пишутся полностью («Айфонов Айфон Айфонович»)
  6. После ФИО нужно указать полные паспортные данные (серия, номер, кем выдан), дату рождения, адрес проживания — это нужно для обеих сторон
  7. Сумма денег цифрами и прописью (или описание другого переданного блага)
  8. Название валюты (или другие нюансы взаимоотношений)
  9. Дата возврата денег (документов и так далее)
  10. Слева ниже текста ставится дата подписи, а справа подпись обеих сторон (она должна максимально точно походить на паспортную)

Если расписка составлялась при свидетелях (двух и больше), их подписи аналогично сторонам сделки также окажутся кстати. Это условие можно считать необязательным, но желательным.

Какую юридическую силу имеет рукописная расписка

Нормы российского законодательства не предполагают, что расписка должна быть обязательно напечатана — она может быть выполнена в любом виде.

Более того, написанную от руки расписку проще идентифицировать по почерку, поэтому она даже лучше напечатанной.

https://www.youtube.com/watch?v=5ACqMotGKiY

Если ситуация дошла до судебного разбирательства (не выплачиваются алименты, предъявляются претензии, не возвращаются документы или деньги и так далее), а автор расписки отказывается от взятых на себя обязательств, расписка станет отличным доказательством в суде.

Свидетели, при которых составлялась расписка, здесь также будут очень кстати.

Нужно ли заверять расписку нотариально

Не обязательно, но можно.

Вот преимущества нотариального заверения:

  • Нотариус может проверить правомерность сделки как таковой
  • Нотариальное заверение проще подтверждает личность того, кто написал расписку
  • Расписка с нотариальным заверением будет принята судом в качестве доказательства с большей вероятностью

Но услуги нотариуса стоят денег, поэтому к нему прибегают не так часто.

Думаю, в данном случае нужно ориентироваться на серьезность сделки. Если речь идет о сравнительно большой сумме денег или важных документах, заверение обязательно. В противном случае — по желанию.

Подведем итоги и сделаем выводы

Давайте кратко и по пунктам:

  • Расписка имеет юридическую силу и может быть использована в качестве подтверждающего что-либо доказательства в суде, главное — правильное составление
  • Рукописная расписка имеет даже большую силу, чем напечатанная, ведь по ней можно более точно определить автора — обратите внимание, чтобы подписи совпадали с паспортом
  • Дополнительные свидетели составления расписки — они будут кстати
  • Нотариальное заверение расписки не помешает — так проще определить автора документа

А главное — юристы утверждают, что расписки не нужно сравнивать с туалетной бумагой. Поэтому пользуйтесь.

Пожалуйста.

А вы сталкивались с долговыми или другими расписками? Если да, обязательно поделитесь личным опытом. Уверен, что многим поможет.

поста:

(4.40 из 5, оценили: 5)

Источник: https://www.iphones.ru/iNotes/rukopisnaya-raspiska-est-li-smisl

Оформление подписи в документах

Дата и подпись с какой стороны

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно(!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Адвокат Соколов
Добавить комментарий