Срок хранения 2 ндфл в организации

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Срок хранения 2 ндфл в организации

Бухгалтерия Срок хранения документов бухгалтерского учета — это минимальный период времени, в течение которого документы бухучета должны сохраняться в учреждении. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации.

9 апреля 2019 Евдокимова Наталья

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации:

Вид документаПериод храненияСсылка на нормативно-правовой акт
Регистры бухгалтерского учета, журналы учетаНе менее 5 лет.Ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
книгаНе менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела.Ст. 361 Перечня Минкультуры.
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучетаНе менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов).Ч. 2 ст. 29 закона 402-ФЗ.
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по нейГодовая хранится постоянно.Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно.Ст. 351 и ст. 408 Перечня.
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки, прочее)Не менее 5 лет при условии проведения ревизии.Ст. 362, ст. 459 Перечня.
Путевые листы и журналы учета путевых листов5 лет.Ст. 842 и 844 Перечня.
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и прочее)Не меньше 5 л.Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 л.Ст. 412 и 415 Перечня.
Инвентаризационные описиПостоянно.В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 л.Ст. 427 Перечня.
Документация по учету объектов основных средствПостоянно.Ст. 429 Перечня.
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контрактыНе меньше 5 л.В отношении гос. и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно.Ст. 272, 436, 440, 456 Перечня.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики обязаны и предоставлять отчетность. К тому же налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухучета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице.

Вид документацииСрок храненияОснование
Регистры налогового учетаНе меньше 5 л.Ст. 23 и 24 НК РФ.Ст. 392 Перечня.
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактурыНе менее 4 л.Ст. 368 Перечня.
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)Постоянно либо до полной ликвидации учреждения.Ст. 346.18 НК РФ.
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносовНе меньше 6 л.Ст. 23 НК РФ.
Расчетные ведомости по отчислению взносовГодовые хранят постоянно. Квартальные — не менее 5 л. При отсутствии годовой отчетности квартальные сохраняют постоянно.Ст. 390 Перечня Минкультуры.
Расчет по форме 4-ФССНе менее 5 л.П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС № 19 от 12.02.2010.

Скачать

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Если нарушить порядок уничтожения документов учреждения, можно получить административное наказание. Например, некоторые сведения могут содержать персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

  1. Создайте специальную экспертную комиссию, которая будет уполномочена проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии, а также специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
  2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
  3. Назначьте дату проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какие документы были включены в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
  4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документов бухучета или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

  • наименование и реквизиты экономического субъекта;
  • дата и место составления;
  • номер в хронологическом порядке;
  • наименование документа;
  • состав комиссии;
  • предмет рассмотрения;
  • перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
  • заключение;
  • подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: //gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/skolko-byudzhetnoy-organizatsii-khranit-bukhgalterskie-dokumenty

Срок действия справки 2-НДФЛ для налоговой и банка

Срок хранения 2 ндфл в организации

Справку о доходах запрашивают многие организации. Она нужна оформить кредит в банке, налоговый вычет, визу. Срок действия справки 2-НДФЛ в каждом случае разный. Об этом расскажем в статье.

Сколько действительна справка 2- НДФЛ 

Налоговый кодекс не ограничивает срока действия справки 2-НДФЛ. А значит, она действует бессрочно. Однако при оформлении кредита банки нередко устанавливают для нее срок действия.

Так, например, могут запросить данные о доходах только за последние шесть месяцев, а саму справку считают действительной только в течение нескольких дней. Банку это необходимо, чтобы иметь актуальные сведения о доходах клиента.

Но это инициатива кредитной организации и с требованиями закона она не связана.

Период, за который нужно подтвердить доход и срок действия 2-НДФЛ разный. Все зависит от цели обращения. Рассмотрим самые распространенные случаи.

Срок действия справки 2-НДФЛ для налогового вычета

Чтобы оформить налоговый вычет нужно заполнить и подать декларацию 3-НДФЛ. Данные для заполнения берут из справки о доходах. В данном случае срок действия 2-НДФЛ – год. При этом год справки должен совпадать с годом, за который “физик” подает декларацию.

Напомним, что сдать декларацию 3-НДФЛ за 2018 год надо до 30 апреля 2019 года. 

Сведения о доходах работники могут потребовать в любой момент. Эксперты “УНП” подготовили рекомендации, которые нужно учесть при формировании справки 2-НДФЛ по новым правилам.

Как выдать 2-НДФЛ по новым правилам

Сколько действует справка 2-НДФЛ для банка

У каждого банка индивидуальные требования к срокам действия справки 2-НДФЛ. В большинстве случаев это – не более 30 дней с момента обращения за займом.

Период зависит от суммы запрашиваемого кредита. Например, чтобы подать заявку на кредит до 300 тыс. рублей, обычно требуют 2-НДФЛ за последние 4 месяца. А вот для оформления ипотеки период может достигать нескольких лет. 

Срок годности справки 2-НДФЛ для других учреждений

Органы опеки и попечительства, а также отделения пенсионного фонда как правило требуют, чтобы срок справки 2-НДФЛ не превышал 30 дней до момента обращения. При обращении в посольство за визой срок действия – от 10 до 30 дней. 

Период, за который необходимо подтвердить доход у каждого случая свой. Например, чтобы подать заявление на получение визы, нужны сведения о доходах с места работы за последние полгода.  

Срок выдачи 2-НДФЛ работнику по закону

Кодекс не устанавливает срок, в течение которого компания обязана оформить справку о доходах и НДФЛ для «физика». Но если документ просит сотрудник, то выдайте справку не позднее трех рабочих дней после его обращения.

Такой срок отводит ТК на то, чтобы вы могли оформить документы, связанные с работой (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096). Если работник увольняется и просит 2‑НДФЛ, отдайте документ в день увольнения (ч. 1 ст. 62, ч.

4 ст. 84.1 ТК).

Брать у работника заявление о выдаче не обязательно. Компании этот документ не пригодится. Он скорее нужен сотруднику, чтобы проконтролировать трехдневный срок. Если вы выдадите справку в тот же день, когда работник ее попросил, лишние бумаги не потребуются.

Сроки из ТК не действуют, если справку заказал «физик», который не работает в компании. В таком случае оформите документ в течение 30 календарных дней (п. 1 ст. 230 НК, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если компания опоздает с выдачей справок, ее могут оштрафовать трудинспекторы. За нарушение ТК штраф составляет до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Если компания не представит в срок справку стороннему «физику», то возможен штраф на руководителя или главбуха до 10 тыс. руб. (ст. 5.39 КоАП).

Напомним, что с 1 января 2019 году действуют две новые формы справки 2-НДФЛ – для налоговиков и для выдачи работникам. 

Совет от “УНП”

Если работнику нужны сведения о его доходах за 2018 или 2019 год, оформите 2-НДФЛ по новой форме. Если период – 2017 и ранее, используйте старый бланк.

Зачем нужна справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ – входит в состав обязательных документов при обращении “физика” в органы опеки и попечительства, пенсионный фонд и другие гос.учреждения. Также справка о доходах нужна при оформлении налогового вычета и кредита (см. таблицу ниже).

Выдает справку доходах – налоговый агент. То есть тот, кто удерживает и платит НДФЛ с доходов “физика” в бюджет. Если физлицо работает, то оформляет справку его работодатель. Далее расскажем, в какие сроки компания обязаны выдать 2-НДФЛ, за какой период и срок ее действия в каждом из случаев, перечисленных в таблице ниже. 

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Кто требуетДля чего
ИФНСЧтобы определить налоговый вычет
БанкиПри подаче заявки на кредит, ипотеку
ПФРДля расчета размера пенсии по достижении пенсионного возраста
Органы опеки и попечительстваЕсли гражданин намерен усыновить ребенка
ПосольствоПри подаче документов на визу
СудЧтобы определить и установить размер алиментов
РаботодателюПри трудоустройстве и для составления отчетности 3-НДФЛ.

Источник: //www.gazeta-unp.ru/articles/52359-srok-deystviya-spravki-2-ndfl

Сколько действует справка 2 НДФЛ? Сроки и особенности выдачи

Срок хранения 2 ндфл в организации

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Налоги > Сколько действует справка 2 НДФЛ? Сроки и особенности выдачи

Справка о доходах физического лица может понадобиться в самых разных ситуациях, начиная от получения денежного займа и заканчивая оформлением визы. В зависимости от целей, в которых она будет использована, определяется и срок ее годности. Поэтому знать, сколько действует справка 2 НДФЛ, очень важно, чтобы не просрочить с ее подачей.

Что собой представляет справка 2 НДФЛ и для чего она нужна?

Что собой представляет справка 2 НДФЛ и для чего она нужна?

Справка НДФЛ представляет собой официальный документ, в котором отражаются все доходы, полученные физическим лицом за определенный расчетный период, и удержанные из них налоги. Выдается такая справка работодателем по письменному запросу работников, в т. ч. и бывших, и считается действительной только при наличии в ней закрепляющей этот документ подписи работодателя и его печати.

справки 2 НДФЛ:

  1. реквизиты организации, в которой человек трудоустроен
  2. сведения о физическом лице
  3. доход, подлежащий налогообложению
  4. общая сумма доходов в расчете за конкретный налоговый период
  5. произведенные налоговые льготы, вычеты и удержания

Трудовым кодексом РФ оговорено, что справка должна быть выдана сотруднику не позже, чем через 3 дня со дня подачи запроса. В противном случае заявитель имеет право подать жалобу на своего работодателя. При увольнении сотрудника справка должна быть предоставлена автоматически.

Справка 2 НДФЛ нужна в следующих ситуациях:

  • при оформлении в банковских учреждениях кредитов в целях подтверждения своей платежеспособности
  • для отчетности в налоговые инстанции
  • в посольства при оформлении визы на въезд/выезд из страны
  • при трудоустройстве на новое место работы
  • при усыновлении ребенка или оформлении опекунства (попечительства)
  • для расчета пенсий
  • для предъявления в судебные органы
  • для расчета алиментных обязательств и др.

Форма 2 НДФЛ также является одним из видов бухгалтерской отчетности и заполняется по общей для всех юридических лиц схеме. Ее в обязательном порядке подают в налоговую в конце каждого отчетного периода.

При получении справки на руки ее следует проверить на наличие ошибок, так как при обнаружении дефектов в момент ее подачи, документ будет забракован и возвращен на доработку.

Сроки годности справки 2 НДФЛ

Срок действия правки 2-НДФЛ

Действующим трудовым законодательством сроки годности справки 2 НДФЛ не регламентированы, и по своей сути она является бессрочной. Объясняется это тем, что данные о доходах физ. лица неизменные и внесению исправлений не подлежат. Такое возможно только в случае обнаружения ошибки.

Как показывает практика, сроки действия справки устанавливаются учреждениями и инстанциями, в которые она будет подаваться, ввиду того, что предоставляемая информация должна быть актуальной на определенную дату.

Здесь учитывается и тот факт, что в ходе налоговой проверки работодателя может быть обнаружена ошибка в расчетах, и произведена необходимая корректировка.

В результате, сведения, содержащиеся в документе, признаются недействительными.

Если подача справки в большинство социальных служб и коммерческих организаций возлагается на само физическое лицо, то ее подача в налоговые органы является обязанностью работодателя. Он должен по каждому своему подчиненному предоставить полную информацию об их доходах, начислениях и удержаниях из них. Как правило, отчетный период – один календарный год.

Зачем налоговая служба требует справки 2 НДФЛ?

  1. проведение налогового администрирования НДФЛ (налог на доходы физических лиц)
  2. выявление нарушений в расчетах налогового обложения организациями, индивидуальными предпринимателями и другими юридическими лицами

Зачем нужна справка 2-НДФЛ?

Более строгие требования к срокам годности справки 2 НДФЛ выставляют банковские и кредитные организации.

При этом каждая отдельная такая организация может самостоятельно определять, за какой период запрашивать сведения, а вот срок действия справки у них в основном одинаковый – 30 календарных дней с момента выдачи.

Если же этот срок они увеличат, то сведения уже не будут соответствовать реальному среднему доходу заемщика. Особенно важно это в случаях, когда клиент получает не фиксированную ставку, а зарплату от выработки.

Самые строгие требования по срокам действия справки предъявляют банки при выдаче ипотеки. Так, этот документ должен быть выдан не ранее чем за 10 дней до момента обращения в банк.

Кредиты, выдача которых проводится без справки 2 НДФЛ:

  • микрозайм
  • товарный кредит
  • моментальный займ

Что же касается посольств, так сроки годности справки зависят от политики конкретного государства. Некоторые посольства вообще не требуют предоставления данного документа, а другие устанавливают срок годности в 10 календарных дней. Расчетный период также конкретизируется каждой страной в отдельности – от 6 календарных месяцев до одного года.

Особенности выдачи справки 2 НДФЛ по запросу работника

Нормами Трудового кодекса РФ предусмотрено, что работодатель обязан на безоплатной основе выдать своему подчиненному справку 2 НДФЛ по его письменному требованию. При этом количество обращений работника за такой справкой ничем не ограничивается.

Если между работником и его работодателем возникают напряженные моменты, во избежание конфликтов работодатель может не выдавать документ на руки, а переслать его заказным письмом с уведомлением о получении. Предпочитаемый способ выдачи документа может быть также указан самим подчиненным в заявлении о его запросе.

//www.youtube.com/watch?v=8x6cFk6fv8A

В заявлении о запросе выдачи справки о доходах должна содержаться следующая информация:

  • точное название запрашиваемого документа
  • необходимое количество экземпляров
  • ссылка на статью Трудового кодекса, в которой оговорено право сотрудника на получение справки
  • число и подпись заявителя

Работодатель отказать в выдаче документа не имеет права. Также он не вправе требовать у заявщика указания целей его предоставления.

Если же отказ в выдаче все-таки следует ввиду неправильного составления заявления или других причин, работник-заявитель должен в течение суток, начиная с момента регистрации заявления, быть устно об этом уведомлен.

Также в течение трех рабочих дней ему обязаны предоставить мотивированный отказ в письменной форме с указанием всех причин. Если заявитель данный отказ считает неправомерным, он вправе подать на работодателя жалобу в соответствующие инстанции.

Перед тем, как заказывать у работодателя справку о доходах, следует уточнить все требования по срокам ее хранения и расчетном периоде, за который будет осуществляться выборка. Нужно помнить, что стандартных требований к этим пунктам не существует — все зависит от целей подачи документа.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: //pravodeneg.net/buhuchet/nalog/skolko-dejstvuet-spravka-2-ndfl-sroki-i-osobennosti-vydachi.html

Срок действия справки 2-НДФЛ

Срок хранения 2 ндфл в организации

Справка формы 2-НДФЛ может понадобиться в различных жизненных ситуациях. Для физических лиц, работающих по найму, документ подготавливает работодатель.

Форму требуют во многих государственных органах, в кредитных учреждениях, при оформлении выезда за пределы страны, в связи с чем возникает вопрос: сколько действует справка 2-НДФЛ? Попробуем разобраться.

Основные правила выдачи справки 2-НДФЛ

По общему правилу, установленному налоговым законодательством, 2-НДФЛ является формой отчетности, которая сдается налоговым агентом в инспекцию ФНС 1 раз в год, до 30 апреля. Налог же начисляется и перечисляется ежемесячно, так как заработную плату работник получает каждый месяц. Поэтому сотрудник может обратиться за выдачей формы к нанимателю в любое время.

Срок справки 2-НДФЛ законодательством не оговаривается, но может быть установлен внутренними регламентами учреждений, в которые она подается.

Документ должен быть составлен и выдан бухгалтерией организации, где работает гражданин, в течение 3-х рабочих дней. Справка выдается по заявлению работника, составленного в произвольной форме.

У некоторых предприятий есть уже готовые шаблоны, в которые остается внести только ФИО, должность, период и количество необходимых экземпляров.

Налоговый агент при наличии у работника заработка не имеет права отказывать в выдаче справки даже, если форма в периоде заказывалась уже неоднократно. Получив документ, обязательно необходимо проверить, правильно ли он заполнен.

Справка составляется на унифицированном, закрепленном законодательно бланке. Виды доходов заполняются в соответствии с классификатором, суммы должны соответствовать начислениям.

В документе не должно быть исправлений. Необходимо также обращать внимание на наличие подписи.

Печать на форме, составленной после 2015 года, не обязательна, но если ваш работодатель ее поставит, то ошибкой это не является.

Сколько годна справка 2-НДФЛ

Срок действия справки 2-НДФЛ, выданной за полный налоговый период (год), формально не ограничен. Теоретически она может быть использована спустя много лет после получения.

Это может понадобиться при начислении государственных пособий (пенсии), в качестве доказательства доходов в суде при возникновении споров коммерческого характера и т.д.

Справки, полученные за несколько месяцев, в основном действуют в течение 30 дней, так как сведения о доходах обновляются именно с этой периодичностью.

Сколько действительна справка 2-НДФЛ, устанавливают организации, которые требуют предоставления документа. Например, для получения кредита срок годности 2-НДФЛ определяет банк, в который гражданин обратился. Правилами выдачи кредитов может устанавливаться период 10 дней при подаче заявки на крупную сумму и 30 дней при выдаче небольших займов.

При обращении в кредитное учреждение для получения ипотеки порядок немного строже, так как договор долгосрочный, и обычно справка должна быть выдана не ранее чем за 10 дней.Такие сроки вполне обоснованы, так как платежеспособность физического лица оценивается на момент подачи заявления.

Действие справки 2-НДФЛ при обращении в другие организации:

  • В ПФР документ должен быть датирован не позже 30 дней до момента обращения;
  • В консульства для получения разрешения на въезд в другую страну от 10 до 30 дней;
  • В органы, осуществляющие социальную защиту населения – 30 дней;
  • В центры занятости аналогичный срок – 1 месяц;
  • В органы опеки при усыновлении – 30 дней.

Такие сроки не закреплены законодательно, а обоснованы тем, что оценка финансового положения гражданина должна быть произведена на момент его обращения.

Период действия справки 2-НДФЛ для налогового вычета

В инспекцию федеральной налоговой службы данная форма предоставляется в следующих случаях:

  • Налоговым агентом, 1 раз в год не позднее 30 апреля в составе годовой отчетности;
  • Корректирующие сведения при выявлении ошибок в ранее сданных формах;
  • Физическим лицом в качестве подтверждающего документа при подаче декларации 3-НДФЛ.

В связи с необходимостью сдачи 3-НДФЛ не только для декларирования доходов, но и для получения вычетов с покупки квартиры, оплаты лечения и обучения, гражданин может задаться вопросом: какой срок действия справки 2-НДФЛ при обращении в налоговую?

Срок действия справки 2-НДФЛ для налогового вычета законодательством не ограничен. Заявление на вычет может быть подано в любое время 1 раз в год, за предыдущие налоговые периоды. Единственное ограничение – получить льготу разрешено только в течение 3-х лет с момента возникновения права на ее получение.

Если справка была выдана работодателем давно, это не означает, что она стала недействительной. Предоставление ее в инспекцию в течение 3-х налоговых периодов (т.е. лет) с момента получения будет законным, а заявление на получение льготы обоснованным.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что вопрос, сколько времени действительна справка 2-НДФЛ для налоговой для вычета, однозначного ответа не имеет. Сам документ является бессрочным, регламентирован только период, в течение которого гражданин может обратиться за получением налоговых льгот.

Можно ли предоставить копию справки 2-НДФЛ

Иногда возникают ситуации, когда оригинал документа только один, других экземпляров взять не представляется возможности, а подать его необходимо в несколько учреждений. Тогда возникает вопрос о действительности копии формы и наличии у нее юридической силы. Организацией-работодателем форма 2-НДФЛ должна быть выдана только в оригинале.

А вот подача копий в учреждения, регулируется ими самими. Если локальный нормативный акт органа, куда гражданин обращается, допускает принятие копии, то ее можно представить. Причем некоторые организации не требуют нотариального заверения, достаточно показать сотруднику оригинал для подтверждения подлинности справки и он засвидетельствует ее действительность.

Источник: //nalogu-net.ru/srok-dejstviya-spravki-2-ndfl/

Новые сроки хранения документов в 2020 году: таблица изменений

Срок хранения 2 ндфл в организации

С 2020 года изменился срок хранения документов по бухгалтерскому, кадровому и налоговому учету. Некоторые документы нужно хранить дольше, а некоторые — меньший срок, чем раньше. Редакция журнала “Упрощенка” подготовила таблицу с новыми сроками хранения документов и рассказала подробно про изменения.

Изменения в сроках хранения документов с 2020 года

Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов в 2020 года. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.

Обновленные значения сроков хранения документов в 2020 году выглядят следующим образом:

Вид документации

Новый срок с 1 января 2020 года

Старое значение

Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов

6 лет

5 лет

Переписка с ФНС, в случае, если налогоплательщик не согласен с расчетами инспекторов

6 лет

5 лет

Счета-фактуры

5 лет

4 года

Образцы подписи материально ответственного лица

5 лет

Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения, но не менее 5 лет

Реестр сведений о доходах работников, которые работодатель представил в ФНС

5 лет

75 лет

График отпусков

3 года

1 год

Текст изменений Росархива находится на рассмотрении. С проектом можно ознакомиться на официальном сайте по ссылке.

Таблица со сроками хранения всех документов в 2020 году: налоговых, кадровых и бухгалтерских

Если компания не представит контролерам документы, срок хранения которых еще не окончен, то штрафов не избежать. Бухгалтерам важно учитывать новые требования законодательства. Обозначим общие требования к основной категории документации учреждения.

Новые сроки хранения документов с 01.01.2020 года

Категория документации компании

Вид документов

Срок хранения

Бухгалтерский учет

Первичка:

  • кассовые ордера;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • деловая переписка;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • табеля;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.

Не менее 5 лет, после завершения отчетного года

Регистры бухгалтерского учета:

  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки;
  • главная книга.

Не менее 5 лет, при условии, что отчетному году была проведена ревизия (проверка)

Документы учетной политики:

  • учетная политика;
  • изменения;
  • дополнения;
  • приложения.

Не менее 5 лет, календарного года, в котором они использовались последний раз

Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:

Месячная отчетность

1 год, при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно

Квартальная отчетность

5 лет, при условии, что учреждение формирует годовую отчетность. Если нет, то хранить постоянно.

Годовая бухгалтерская отчетность

Постоянно

Аудиторские заключения

Не менее 5 лет, при условии проведения проверки (ревизии). В отношении годовой отчетности — постоянно.

Налоговый учет

Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае

Не менее 4 лет

Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам

Не менее 6 лет

Счета-фактуры

5 лет

Журнал учета счетов-фактур

Не менее 4 лет с момента внесения последней записи в соответствующий журнал

Книги покупок и книги продаж, а также дополнительные листы к ним

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды

Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов

Не менее 6 лет

Расчет по форме 4-ФСС

5 лет с момента принятия отчетности Фондом

Квитанция о приеме 4-ФСС

Кадровый учет

Документы по личному составу организации:

Созданные до 2003 года

75 лет с момента создания

Созданные после 2003 года

50 лет с момента создания

Документация, не вошедшая в состав личных дел по организации

Не менее 75 лет

Коллективный договор организации

Не менее 10 лет

Штатное расписание

Постоянно, в течение всего периода деятельности организации

График отпусков

Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия

Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)

До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Документы о премировании сотрудников

Не мене пяти лет

Это далеко не весь перечень форм и бланков, которые обязана хранить организация. Скачайте и используйте в работе исчерпывающие требования чиновников к срокам хранения документации.

Программа БухСофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сколько хранить документы по налогам

Налоговый кодекс устанавливает собственные требования по правилам и сроках хранения документации. Так, бумаги, используемые для ведения налогового учета, следует сохранять не менее 4 календарных лет — п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ.

Однако, требования иных ведомств к срокам иные. Что спровоцировало массу вопросов от пользователей. На что ФНС ответила, что налоговые документ следует хранить 4 года. А остальные, столько, сколько этого требуют нормативные акты и законы. Только вот как разделить документы на бухгалтерские и налоговые не понятно.

Вывод, храните документы налогового учета не менее 4 календарных лет, с момента окончания года, в котором был оформлен/завершен регистр. Если же, формуляр поименован в иных нормативных актах, где сроки хранения больше, то обеспечьте сохранность бланков на указанный период.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Норматив по обеспечению сохранности бухгалтерской документации регламентирован в законе № 402-ФЗ. Так статья 29 закрепляет 5-ти летний срок хранения документов бухучета. Но при условии, что по отчетному периоду была проведена ревизия. Если же контрольных мероприятий еще не было, обеспечьте сохранность документации в архиве.

Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировали еще в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Так, кадровые формуляры, созданные до 2003 года, следовало сохранять в течение 75 календарных лет. Период сохранности исчислялся с года, следующего за годом создания документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения стали мягче. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, договорах гражданско-правового характера и авторского заказа, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, военные билеты, удостоверения).

Напомним об ответственности

Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности. Так, фирму ждут следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):

  1. 10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.
  2. 30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.

Но и это еще не все! Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей.

Не стоит забывать и про нормы административной ответственности. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.

Робот-пылесос при подписке на “Упрощенку”!

Сегодня при подписке на журнал «Упрощенка» — сразу два подарка: Робот-пылесос + 2 дополнительных месяца подписки.

  • Счет на «Упрощенку» + 2 подарка →

Источник: //www.26-2.ru/art/355098-novye-sroki-hraneniya-dokumentov

Адвокат Соколов
Добавить комментарий