Ставится ли печать на информационных письмах

Использование печати. В каких случаях это не обязательно?

Ставится ли печать на информационных письмах

начальник управления Единого государственного регистра юридических лиц
и индивидуальных предпринимателей Министерства юстиции Республики Беларусь

С 26 февраля 2018 г. в силу вступила норма Декрета № 7 , отменяющая предъявляемое к субъектам хозяйствования требование использовать печать. Вместе с тем остался ряд вопросов, связанных с порядком использования печати юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Мы задали эти вопросы представителю Минюста.

Исходя из ряда норм белорусского законодательства, субъекты хозяйствования обязаны иметь печать. Например, согласно ч. 1 п. 5 ст. 186 ГК необходимо скреплять печатью подпись на доверенности, выданной от имени юридического лица.

Встает вопрос, нужно ли эту и подобные ей нормы привести в соответствие с подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7. Не ясно также, будет ли действительна доверенность, на которой нет оттиска печати, до внесения изменений в ст. 186 ГК.

В целях реализации положений Декрета № 7 Правительство утвердило план необходимых мероприятий. В их числе значится и корректировка НПА, закрепляющих обязательное использование печати субъектами хозяйствования.

В связи с этим все НПА, предусматривающие необходимость проставления печати юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, будут приведены в соответствие с рассматриваемой нормой подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7.

Так, уже разработан проект закона, предусматривающий в том числе корректировку ГК, включая ст. 186 ГК. Корректировка этой статьи предполагает исключение необходимости проставлять печать на доверенности, выдаваемой юридическим лицом.

Как устанавливает п. 8 Декрета № 7, НПА до приведения их в соответствие с Декретом № 7 будут действовать в части, не противоречащей ему.

Таким образом, уже сейчас, т.е. до приведения законодательства в соответствие с Декретом № 7, юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе не проставлять печать на документах.

По мнению отдельных юристов, если хозобщество хочет использовать печать в работе, оно в свете положений Декрета № 7 должно прямо указать это в своем уставе. Если же ранее (до 26 февраля 2018 г.) зарегистрированное хозобщество желает действовать без печати, оно обязано внести соответствующие изменения в устав.

Так ли это? Есть ли смысл во избежание недопонимания прописывать в уставе, что хозобщество не имеет печати?

Норма Декрета № 7 определяет, что субъекты хозяйствования вправе не использовать печать. Следовательно, наличие печати у юридического лица (а она в настоящее время есть практически у всех юридических лиц) и указание на это в его уставе не означает обязанность использовать ее (проставлять на документах).

Вопрос о необходимости внесения изменений в устав юридического лица, а именно исключения из него положения о наличии печати, это юридическое лицо решает самостоятельно.

В случае если оно примет решение отказаться от печати, соответствующие корректировки, полагаем, необходимо будет внести в устав.

Заменит ли печать электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Останутся ли в силе положения о случаях применения ЭЦП? Как нормы об ЭЦП сейчас соотносятся с подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7?

В соответствии с ч. 4 ст. 23 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» ЭЦП представляет собой аналог собственноручной подписи. При этом ЭЦП может применяться как аналог оттиска печати или штампа.

Установленное право субъектов хозяйствования использовать в своей деятельности печать не связывается с необходимостью перейти на заверение документов ЭЦП.

Но, безусловно, отказ от использования печати приведет к тому, что ЭЦП будут использоваться шире.

Это, кроме того, даст толчок внедрению новых технологий, позволяющих выйти на более качественный уровень подтверждения подлинности документа и его идентификации.

Как в свете нормы Декрета № 7 о праве субъектов хозяйствования не использовать печать подтверждать полномочия представителей, как выдавать важные грузы и т.п.?

Проставление печати всегда было лишь дополнительным средством придания документам юридической силы. Дополнительным, но далеко не основным.

Если документ, исходящий из организации, можно индивидуализировать (определить его принадлежность) только по стоящей на нем печати, – это уже изначально неверно составленный документ.

Информация, которая указывается на печати, чаще всего отражается на бланке организации или угловом штампе либо вытекает из содержания документа. Изменение наименования и (или) местонахождения организации всегда влекло для субъекта хозяйствования необходимость изготовить новую печать. При этом нередко организации использовали печать, содержащую недостоверную информацию.

Факт существования субъекта хозяйствования, т.е. то, что данный субъект продолжает действовать и не ликвидирован, печать достоверно не подтверждает.

Сегодня единственно верный способ проверить статус субъекта хозяйствования – воспользоваться информацией веб-портала Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Применение печати – это скорее устоявшийся, привычный  элемент сложившегося делового оборота. Он способствует установлению доверия и имеет в основном символический характер.

В связи с указанным печать как самостоятельный реквизит документа никогда не подтверждала полномочия, а рассматривалась лишь в связке и иными основными его реквизитами. Например, с наименованием организации – автора, датой, регистрационным индексом и подписью. Часто печать ставилась на основании соответствующих требований законодательства.

в журнале «Промышленно-торговое право», 2018, № 4

Источник: https://ilex.by/news/subekty-hozyajstvovaniya-vprave-ne-ispolzovat-pechat/

Печать: обязательна ли она на документе? Савельева О

Ставится ли печать на информационных письмах

«Без пе­ча­ти не­дей­ст­ви­те­лен» – та­кую фра­зу час­то мож­но ус­лы­шать от лю­дей, ра­бо­таю­щих с до­ку­мен­та­ми. Од­на­ко не все­гда от­сут­ст­вие пе­ча­ти го­во­рит о том, что до­ку­мент яв­ля­ет­ся не­дей­ст­ви­тель­ным или не­за­кон­ным. Рас­смот­рим нор­мы пра­ва, ко­то­рые по­зво­ля­ют ра­бо­тать без пе­ча­ти.

Что такое печать?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК).

Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п.

1 ст. 161 ГК).

Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Внимание!

Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях,  утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Какие виды печатей может иметь организация?

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).

Информация, размещаемая на печати

Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.

Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).

В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой.

В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.

Вспомогательные печати могут использоваться:

– для заверения справок;

– заверения копий и выписок из документов;

– в учетных документах и др.

Внимание!

Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.

Для чего нужны штампы

Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

– угловой (адресный);

– регистрационный;

– ограничивающий права доступа к документу;

– с реквизитами организации;

– маркировочный.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)

Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Справочно:

требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Какие документы скрепляются печатью

В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.

Документ:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:

– трудовые книжки;

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– договоры;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– командировочные удостоверения;

– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.

Печать на договоре

Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК).

Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора.

В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.

Внимание!

Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).

Справочно:

Источник: https://www.jurk.by/izdaniya/ya-spok/pechat-obyazatelna-li-ona-na-dokumente_0000000

Журнал «Секретарское дело»

Ставится ли печать на информационных письмах

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

В соответствии с ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1 (далее — Инструкция по делопроизводству) устанавливается три вида печатей: печать организации (с изображением Государственного герба Республики Беларусь и простая); печать структурного подразделения организации; печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Печать организации является основной и должна изготавливаться в каждой организации.

Гербовая печать — это печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, которую могут иметь учреждения и организации, обладающие таким правом.

Перечень государственных органов, организаций и должностных лиц, которым предоставлено право пользования гербовыми печатями, определен Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь2 (далее — Инструкция МВД № 189).

Простая печать круглой формы — это печать организации без изображения Государственного герба Республики Беларусь. Организации, которые не имеют права помещать на своей печати Государственный герб Республики Беларусь, могут изготавливать один экземпляр простой печати круглой формы.

Печать структурного подразделения изготавливается для удостоверения документов, создаваемых и (или) тиражируемых данным подразделением. Как правило, на печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается. Если отдел действует от имени организации, на документах должен проставляться оттиск печати организации.

Служба ДОУ может иметь печать, в которой в центре помещается название этой службы (канцелярия, секретариат и др.).

В организациях, в которых функции службы ДОУ выполняет специально назначенный работник, вместо печати с наименованием службы ДОУ (печати структурного подразделения) может изготавливаться печать, указывающая на ее целевое назначение (например, «Для документов»); такая печать используется для заверения копий документов, справок, выданных этой службой3.

Печати, указывающие на их функциональное назначение («Для документов», «Для копий», «Для пакетов» и т.п.), могут изготавливаться организациями исключительно в виде простых печатей.

Штамп — это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

На печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается.

Угловой штамп допускается использовать при оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов организации. Угловой штамп может быть трех видов:

· для письма;

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов соответствующего бланка (для писем, общего или бланка конкретного вида документов).

Размер углового штампа не должен превышать: по горизонтали — 73 мм; по вертикали — 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации)4.

Регистрационный штамп (отметка о поступлении) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Регистрационный штамп должен иметь следующие размеры: по горизонтали — 42 мм, по вертикали — 16 мм5.

Образец регистрационного штампа входящих документов

ОАО «Топаз»02.06.2016№ 345

Частью 3 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В частности, к актам законодательства Республики Беларусь, регулирующим соответствующие правоотношения, относится Инструкция МВД № 189.

Ответственность за законность использования и хранения печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простых печатей и соответствующий контроль возлагаются на руководителя организации, иных лиц, имеющих право пользования такой печатью. Ответственность за хранение и использование печатей может возлагаться приказом руководителя организации на других работников организации.

Пунктом 51 Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-20046 (далее — Методические указания) определено, что право обладания и использования печати структурного подразделения следует закрепить в положении о соответствующем структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.).

В то же время включенное в Методические указания положение, согласно которому ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители, является правомерным только в том случае, если соответствующая ответственность возложена на руководителей структурных подразделений приказом руководителя либо закреплена в ином локальном правовом акте.

При смене руководителя печать передается вновь назначенному или избранному руководителю по акту. Факт передачи печати новому руководителю может быть как отражен в отдельном акте, так и включен в акт приема-передачи документов и дел, составляемый при смене руководителя организации.

Перечень документов, на которых проставляется печать, может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя.

Печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простая печать организации, печать структурного подразделения организации хранятся в несгораемых шкафах или сейфах и учитываются в специальном журнале.

Форма такого журнала нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена и может разрабатываться на усмотрение самой организации.

Запрещается хранение печатей в других местах, а также передача лицам, не имеющим права на их хранение.

Примерная форма журнала учета печатей и штампов

№ п / пДата записиНаименование (номер, вид печати (штампа))Основание (наименование, номер и дата документа, на основании которого печать (штамп) передается, уничтожается)Фамилия, инициалы лица, передавшего (получившего, уничтожившего) печать (штамп)ПодписьПримечание
123.05.2016Простая печать круглой формы

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/119873/

Какие письма нужно заверять печатью

Ставится ли печать на информационных письмах

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации.

Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение.

Такие клише печатей  являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований.

В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует.

Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

  • какие типы печатей используются в организации;
  • порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
  • как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
  • порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.  

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация.

На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой.

В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
  • номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам.

Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее  письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой — квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся — используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документаВид печати
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подрядаПриравненная к гербовой
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристикиПростая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средствПриравненная к гербовой
Локальные нормативные акты работодателяПриравненная к гербовой
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломыПростая печать (структурного подразделения)
Трудовые книжкиПриравненная к гербовой

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210935-qqq-17-m6-kakie-pisma-nujno-zaveryat

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Ставится ли печать на информационных письмах

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г.

№ 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г.

№ 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму.

В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации.

Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.

1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.

В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Источник: http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-ispolzovat-pechati-i-shtampy-v-organizatsii/

Адвокат Соколов
Добавить комментарий